Cơ sở dữ liệu là một danh mục thông tin. Dữ liệu được tổ chức theo các quy tắc được chấp nhận chung. Danh bạ điện thoại hoặc từ điển là những ví dụ đơn giản nhất về cơ sở dữ liệu. Với sự phát triển của công nghệ điện toán, cơ sở dữ liệu đã trở nên lớn hơn và phức tạp hơn rất nhiều.
Hiểu cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một công cụ để thu thập và tổ chức thông tin. Chúng có thể chứa dữ liệu về con người, sản phẩm, tài chính, v.v. Xây dựng cơ sở bắt đầu bằng một danh sách hoặc bảng tính đơn giản. Theo thời gian, danh sách này phát triển và sự dư thừa và không nhất quán bắt đầu xuất hiện trong dữ liệu. Thật khó để nghĩ về chúng như một danh sách. Một khi những vấn đề này bắt đầu xuất hiện, bạn nên chuyển chúng thành cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS). Một trong những sản phẩm tốt nhất trong lĩnh vực này là Microsoft Office Acess, kết hợp giữa tính linh hoạt, dễ sử dụng và giao diện thân thiện với người dùng.
Những cái bàn
Một bảng trong cơ sở dữ liệu trông giống như một bảng đơn giản trong đó dữ liệu được lưu trữ trong các hàng và cột. Do đó, việc nhập một bảng thông thường vào cơ sở dữ liệu thường khá dễ dàng. Sự khác biệt chính giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu là mức độ tổ chức của thông tin.
Mỗi hàng trong bảng được gọi là một bản ghi. Các phần thông tin đã chọn được lưu trong hồ sơ. Mỗi người trong số họ bao gồm một hoặc nhiều trường. Các trường tương tự như các cột trong bảng. Ví dụ: bạn có thể tạo một bảng có tên "Nhân viên", trong đó mỗi bản ghi (hàng) chứa dữ liệu cá nhân của nhân viên (tên, họ) và mỗi trường (cột) cung cấp thông tin về anh ta (địa chỉ, v.v.). Các trường phải được chỉ định là một loại dữ liệu cụ thể, có thể là văn bản, ngày, giờ, số hoặc một số loại thông tin khác.
Các hình thức
Biểu mẫu đôi khi được gọi là "màn hình nhập dữ liệu". Đây là loại giao diện được sử dụng để làm việc với dữ liệu của bạn. Biểu mẫu thường chứa các nút lệnh thực hiện các chức năng khác nhau. Hoàn toàn có thể tạo cơ sở dữ liệu mà không cần sử dụng biểu mẫu bằng cách chỉnh sửa dữ liệu đầu vào trong các bảng tham chiếu. Tuy nhiên, hầu hết các cơ sở dữ liệu sử dụng biểu mẫu để xem, nhập và sửa đổi bảng.
Yêu cầu
Truy vấn là các mã làm việc thực của cơ sở dữ liệu và có thể phục vụ nhiều chức năng khác nhau. Ứng dụng phổ biến nhất của chúng là lấy dữ liệu cụ thể từ các bảng. Thông tin mà người dùng muốn nhận thường được trải rộng trên một số bảng. Các truy vấn cho phép bạn xem tất cả các bảng cùng một lúc và hiển thị kết quả tìm kiếm trên màn hình. Ngoài ra, các truy vấn cho phép bạn thêm các tiêu chí lọc dữ liệu cho một truy vấn cụ thể.
Báo cáo
Báo cáo được sử dụng để tóm tắt và trình bày dữ liệu trong bảng. Mỗi báo cáo có thể được chỉnh sửa để trình bày thông tin ở một định dạng khác nhau. Báo cáo có thể được tạo bất kỳ lúc nào và nó sẽ phản ánh trạng thái hiện tại của cơ sở dữ liệu.
Macro
Macro trong Access tương tự như ngôn ngữ lập trình được sử dụng để thêm chức năng cơ sở dữ liệu. Ví dụ: khi đính kèm macro vào một nút trên biểu mẫu, nó sẽ thực thi bất cứ khi nào nút đó được nhấp. Macro chứa các hành động để thực hiện các tác vụ cụ thể, chẳng hạn như tạo báo cáo, thực hiện truy vấn hoặc sửa thông tin. Hầu hết các hoạt động cơ sở dữ liệu thủ công có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng macro. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tài nguyên của PC.
