Đăng ký một tài liệu đến là một sự cố định của thực tế nhận được một tài liệu trong một tổ chức. Cho dù đó là tài liệu giấy hay tài liệu điện tử, nó cần được gán mã đăng ký và ghi chú trên biên nhận trong các biểu mẫu đăng ký. Điều này là cần thiết để kiểm soát việc thực thi tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin cần thiết.
Cần thiết
- - máy tính có kết nối Internet;
- - trình duyệt.
Hướng dẫn
Bước 1
Chạy chương trình "SB Incoming Documents" để đăng ký tài liệu đến. Nhấp vào nút "Thêm" để thêm tài liệu. Chọn lệnh "New Document", gán số sê-ri cho thẻ. Điền vào trường "Tên của ai", theo mặc định đây là giám đốc của tổ chức, nếu người nhận tài liệu là khác, hãy nhấp vào nút ở bên phải của trường và thêm một phần tử khác vào thư mục, ví dụ: Phó Giám đốc. Chọn một chủ đề cho tài liệu, trước tiên hãy thêm nó vào thư mục. Bấm vào mũi tên màu đen, trong một dòng trống, nhập chủ đề của tài liệu. Nhấp vào nút "Đóng", sau đó chọn chủ đề đã nhập vào trường.
Bước 2
Gán mã cho văn bản để bổ sung mục lục đăng ký, sau đó ấn định ngày nhận văn bản thì phải đặt trên văn bản đến, sau đó ấn định mã số văn bản đến, trên văn bản đó cũng phải ghi số chính xác. Tiếp theo, chuyển ngày và số từ tài liệu đến. Có thể đăng ký một tài liệu đến từ một cá nhân, nhấp vào nút "Cá nhân" và nhập dữ liệu về anh ta.
Bước 3
Điền vào trường "Từ" để đăng ký tài liệu đến. Nhấp vào mũi tên màu đen và thêm người gửi vào thư mục hoặc chọn một người gửi hiện có trong trường này. Tiếp theo, điền vào trường "Mô tả tóm tắt và giải pháp". Tại đây nhập tinh chất của tài liệu, cũng như cách giải quyết của người đứng đầu (cần làm gì, trong khung thời gian nào). Điền vào trường "Nó được gửi cho ai", điều này sẽ tạo điều kiện kiểm soát tốt hơn việc thực thi tài liệu. Điền thông tin này từ giải pháp của người quản lý. Hoàn thành trường Người đã ký bằng cách thêm viên chức vào thư mục thích hợp trước. Chọn ngày đến hạn trong trường thích hợp. Điều này sẽ cho phép chương trình nhắc nhở bạn về thời hạn sắp tới để thực hiện tài liệu. Điền vào ngày đến hạn của tài liệu. Tải tài liệu lên hệ thống bằng cách nhấp vào nút "Duyệt qua". Nhấp vào nút "Lưu" để hoàn tất việc đăng ký tài liệu đến.
Bước 4
Chạy một chương trình thay thế để đăng ký tài liệu đến. Các chương trình quản lý tài liệu điện tử bao hàm một chuỗi hành động tương tự với việc đăng ký tài liệu đến. Sử dụng các chương trình như "Office Work", "Euphrates", "Business".
