Câu hỏi về nhu cầu tạo kho lưu trữ điện tử tại doanh nghiệp ngày càng trở nên cấp thiết. Và điều này không phải ngẫu nhiên, bởi vì sự ra đời của công nghệ thông tin mới không chỉ đảm bảo tính an toàn và độ tin cậy của tài liệu mà còn giảm thời gian tìm kiếm, đồng thời cho phép nhiều nhân viên truy cập cùng một dữ liệu nếu cần thiết.
Hướng dẫn
Bước 1
Việc tạo ra một kho lưu trữ tài liệu điện tử bao gồm nhiều giai đoạn. Ban đầu, hãy mua và cài đặt phần mềm được cấp phép trên thiết bị máy tính của công ty.
Bước 2
Chuẩn bị tài liệu, nghĩa là sắp xếp chúng, xác định chúng phù hợp với cấu trúc hiện có của việc luân chuyển tài liệu trong tổ chức của bạn. Đặc biệt, ở giai đoạn này, chúng sẽ cần phải được đăng ký, phân loại theo thời hạn sử dụng, và loại bỏ kim bấm và kim bấm ra khỏi các tờ giấy chưa ghép.
Bước 3
Bước tiếp theo là số hóa hoặc quét tài liệu. Nó được thực hiện trên thiết bị kỹ thuật hỗ trợ chính xác loại và định dạng của tài liệu được sử dụng trong tổ chức này. Ở giai đoạn này, hãy kiểm tra chất lượng sao chép của tài liệu, nếu cần có thể quét lại.
Bước 4
Tiếp theo là giai đoạn chuyển đổi (chuyển đổi) tài liệu sang định dạng đáp ứng khái niệm về tiêu chuẩn lưu trữ và sản xuất của chúng, và sau đó - giai đoạn lập chỉ mục, tức là "Gán" các từ khóa cho mỗi tài liệu để tìm kiếm thông tin cần thiết sau này hoặc tạo cơ sở dữ liệu toàn văn.
Bước 5
Khi kết thúc công việc tạo kho lưu trữ điện tử, hãy thiết lập cài đặt (quyền truy cập, quyền thay đổi tài liệu) và đào tạo nhân sự của tổ chức.
