Trình kiểm tra chính tả được sử dụng trong bộ Microsoft Office để giải quyết vấn đề về nhiều lỗi chính tả, cũng như lỗi chính tả và dấu câu thường gặp khi một người nhập nhiều thông tin khác nhau từ bàn phím. Đồng thời, công cụ kiểm tra chính tả giúp chỉ ra những sai sót trong văn bản một cách trực quan để người dùng có thể sửa chúng.
Bật trình kiểm tra chính tả
Để bật tính năng kiểm tra chính tả trong Microsoft Office, hãy mở sản phẩm phần mềm Word bằng phím tắt trên màn hình của bạn hoặc mục menu "Bắt đầu" - "Tất cả chương trình" - Microsoft Office - Microsoft Word. Bấm vào tab Tệp (Microsoft Office 2013) hoặc bấm vào Nút Office (Microsoft Office phiên bản 2010 và 2007). Đi tới phần "Tùy chọn" và nhấp vào "Chính tả". Chọn menu Ngoại lệ và nhấp vào trường Tên Tệp Hiện tại. Sau đó bỏ chọn hộp bên cạnh "Ẩn lỗi chính tả" và "Ẩn lỗi ngữ pháp".
Nếu bạn muốn bật kiểm tra chính tả tự động cho tất cả các tài liệu bạn mở trong Microsoft Office, trong phần "Ngoại lệ", hãy chọn tùy chọn "Tất cả tài liệu mới". Bỏ chọn các hộp kiểm "Ẩn" tương ứng và lưu các thay đổi bằng cách nhấp vào nút "OK".
Trong PowerPoint, bạn có thể bật trình kiểm tra chính tả tự động từ menu tương tự "Tùy chọn" - "Chính tả và Chính tả". Bỏ chọn hộp bên cạnh "Ẩn lỗi chính tả" và lưu các thay đổi của bạn.
Cơ chế làm việc
Khi xảy ra lỗi trong văn bản, Word sẽ gạch chân nó bằng một dòng màu đỏ, xanh lam hoặc xanh lục. Đường màu đỏ được sử dụng để sửa lỗi chính tả. Các lỗi về dấu câu được biểu thị bằng một đường màu xanh lam và các lỗi ngữ pháp được biểu thị bằng một đường chữ nguệch ngoạc màu xanh lá cây. Để xem các cách viết và sửa lỗi có thể xảy ra, hãy nhấp chuột phải vào từ hoặc cụm từ được gạch chân.
Nếu bạn chấp nhận tùy chọn Word được đề xuất, hãy chọn nó bằng cách nhấp vào mục menu thích hợp. Word sẽ tự động sửa lỗi và loại bỏ gạch chân. Nếu bạn cho rằng không có sai sót ở chỗ này trong văn bản và từ được viết đúng chính tả, bạn có thể bỏ qua gạch dưới hoặc nhấp vào menu ngữ cảnh "Bỏ qua tất cả", cũng có sẵn bằng cách nhấn nút chuột phải.
Tự động sửa
Bạn cũng có thể kích hoạt tính năng AutoCorrect, tính năng này có sẵn trong các chương trình Office. Tham số này cho phép bạn tự động sửa các từ sai chính tả phù hợp với danh sách do người dùng tạo theo cách thủ công. Bạn có thể thêm các từ gây ra vấn đề chính tả cho bạn.
Để bật tính năng tự động thay thế, hãy chuyển đến phần "Tùy chọn" - "Chính tả" - "Tùy chọn tự động sửa lỗi". Chọn hộp kiểm "Thay thế khi bạn nhập". Trong trường "Thay thế", hãy chỉ định các từ hoặc cụm từ gây khó khăn cho chính tả của bạn. Ở cột bên trái, viết từ sai chính tả và ở bên phải, viết đúng chính tả. Sau khi thêm đủ số lượng từ và cụm từ, hãy nhấp vào "OK" và lưu các thay đổi.
