Bảng tính Microsoft Excel là một cách lý tưởng để lưu trữ thông tin liên hệ. Có danh bạ điện thoại trong Excel giúp bạn dễ dàng thêm và xóa thông tin liên hệ. Việc tạo một cuốn sách như vậy bao gồm hai thủ tục chính: thêm cột thích hợp và nhập thông tin.
Cần thiết
Đã cài đặt Microsoft Excel 2007
Hướng dẫn
Bước 1
Mở Microsoft Excel 2007.
Bước 2
Thêm tiêu đề ở đầu bảng để bạn biết nó chứa gì. Bạn có thể cần một danh bạ điện thoại để sử dụng cá nhân và một danh bạ khác để sử dụng cho công việc hoặc kinh doanh. Tên sẽ giúp phân biệt chúng với nhau. Sử dụng thanh công cụ trên cùng để đánh dấu tiêu đề.
Bước 3
Bỏ qua một vài dòng để tùy chỉnh các cột danh bạ. Sử dụng các tiêu đề cột sau: tên, địa chỉ, thành phố, tiểu bang, mã zip, số điện thoại, số fax và địa chỉ email. Nhập các tiêu đề này cho mỗi cột. Việc đọc và tìm thông tin sẽ dễ dàng hơn nhiều khi các mục riêng lẻ nằm trong các cột riêng biệt.
Bước 4
Đánh dấu dòng tiêu đề cột bằng cách nhấp vào số hàng ở bên trái. Sử dụng các công cụ trong thanh trên cùng để căn giữa và in đậm các tiêu đề cột.
Bước 5
Nhập thông tin vào mỗi cột. Điều này có thể mất một thời gian. Bạn chỉ cần nhập tất cả thông tin liên hệ có sẵn trong Excel một lần, sau đó chỉ cần thêm liên hệ mới và cập nhật thông tin. Nếu bất kỳ dữ liệu nào bị thiếu, chỉ cần để trống ô đó.
Bước 6
Định dạng văn bản trong cột mã bưu điện. Chọn tất cả văn bản trong cột (không bao gồm tiêu đề). Bấm chuột phải vào vùng chọn và chọn Định dạng ô. Trong tab "Số", nhấp vào mục "Bổ sung". Nhấp vào Mã bưu điện hoặc Mã bưu điện +4. Bấm OK. Điều này sẽ chuyển đổi tất cả các chỉ mục sang một định dạng duy nhất.
Bước 7
Định dạng văn bản trong cột số điện thoại. Chọn tất cả văn bản trong cột ngoại trừ các tiêu đề. Nhấp chuột phải và chọn Định dạng ô. Trong tab "Số", chọn "Bổ sung". Bấm vào mục "Số điện thoại" trong phần "Loại". Bấm OK. Tất cả các số điện thoại sẽ được định dạng.
