Nhiều nhân viên văn phòng sử dụng tệp PDF trong công việc của họ. Định dạng này được sử dụng trong việc phát triển các trang web, tạo ra các tài liệu in (tập sách nhỏ, tài liệu quảng cáo, tờ rơi) và lưu trữ tất cả các loại tài liệu. Các tệp PDF có thể được viết dễ dàng bằng các chương trình máy tính và các dịch vụ trực tuyến đặc biệt.
Ngày nay PDF là một trong những định dạng đa nền tảng phổ biến nhất được sử dụng rộng rãi trong in ấn, phát triển trang web và lưu trữ sách. Với sự trợ giúp của PDF, bạn có thể tạo tài liệu của riêng mình và phân phối chúng trên Internet, trước đó đã bảo vệ các tệp khỏi sao chép. Có một số cách để viết tài liệu PDF: tạo chúng trực tuyến hoặc sử dụng trình chỉnh sửa trả phí cho các tệp có định dạng được yêu cầu.
Viết tệp PDF trực tuyến
Để viết tài liệu ở định dạng PDF trực tuyến, tốt hơn là sử dụng dịch vụ Google Tài liệu. Đăng ký với Google và làm theo các bước sau:
1) Mở dịch vụ Google Tài liệu.
2) Đặt các cột, tải lên hình ảnh và văn bản của tài liệu của bạn trong trường của văn phòng trực tuyến.
3) In tài liệu ở định dạng PDF (Tùy chọn In sang PDF) hoặc lưu vào PC của bạn.
Nếu bạn cần chuyển đổi tài liệu Word đã tạo sẵn sang PDF, bạn có thể sử dụng trình chuyển đổi trực tuyến miễn phí cho việc này. Ngày nay không thiếu chúng. Chỉ cần nhập cụm từ "trình chuyển đổi PDF" vào thanh tìm kiếm và nhấp vào bất kỳ liên kết nào.
Viết PDF bằng phần mềm chuyên dụng
Bạn cũng có thể tạo tệp PDF trong trình soạn thảo văn bản trả phí MS Office 2007, cũng như trong các phiên bản mới hơn của chương trình này. MS Office cho phép bạn lưu cả tài liệu văn bản và bản trình bày sang PDF. Để chuyển đổi bất kỳ tài liệu nào sang PDF, hãy mở menu Tệp, chọn Lưu dưới dạng, sau đó chọn định dạng mong muốn.
Ngoài ra còn có các chương trình đặc biệt để viết và tạo tệp PDF: HelpCruiser, Bullzip PDF Writer, PDF Writer, CutePDF, TinyPDF, PDFCreator, v.v. Bullzip PDF Writer và PDFCreator có những lợi thế nhất định trong số đó. Trong các chương trình này, bạn có thể thêm hình mờ, chỉnh sửa siêu dữ liệu và tạo các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu. Trong quá trình này, bạn có thể sử dụng mã hóa tệp 40 và 128-bit. Phần còn lại của các chương trình thuộc loại ứng dụng đơn giản hơn để tạo và chuyển đổi tài liệu PDF. Chúng có kích thước trình cài đặt nhỏ và thực hiện các chức năng cơ bản để tạo tài liệu PDF.
Để in văn bản, hình ảnh hoặc bảng ở định dạng PDF, hãy sử dụng máy in PDF đặc biệt (ví dụ: doPDF). Đây là những chương trình miễn phí có thể dễ dàng tải xuống máy tính của bạn. Sau khi cài đặt chương trình trên PC của bạn, hãy nhấn các phím Ctrl + P và chọn một máy in từ danh sách được cung cấp.
Tất cả các ứng dụng trên sẽ giúp bạn ghi hoặc chuyển đổi bất kỳ tài liệu nào sang định dạng PDF một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hầu hết các chương trình này đều được cung cấp miễn phí, nhưng một số dịch vụ và ứng dụng sẽ cần phải được mua với một khoản phí khiêm tốn.
