Đối với người dùng mới bắt đầu làm quen với ứng dụng Microsoft Office Word (hoặc một trình soạn thảo văn bản tương tự), có thể khó hiểu tất cả các thuật ngữ, chức năng và công cụ của chương trình. Ví dụ, một khái niệm như "footer" có thể khiến bạn suy nghĩ rất lâu về nó là gì, nó được sử dụng để làm gì và nó nằm trong phần nào của tài liệu.
Một tài liệu trong trình soạn thảo văn bản được quy ước chia thành nhiều khu vực. Văn bản được nhập vào phần chính (trung tâm) của tài liệu, nhưng ở các cạnh có các khoảng trống, thường được gọi là lề. Đầu trang và chân trang là các khu vực nằm trong đầu trang, chân trang và lề bên của mỗi trang của tài liệu. Thông thường, đầu trang và chân trang được sử dụng để chèn số trang vào văn bản mà người dùng không cần phải tự nhập từng số. Việc đánh số xảy ra tự động: mỗi trang tiếp theo được gán một giá trị tăng thêm một. Đầu trang và chân trang có thể chứa các dòng chữ: thời gian, ngày tháng, tên công ty hoặc tên tài liệu. Bạn cũng có thể đặt các đối tượng đồ họa trong đầu trang và chân trang - biểu trưng của công ty hoặc bất kỳ hình ảnh nào khác. Tại sao việc sử dụng đầu trang và chân trang để chèn văn bản và đối tượng đồ họa lặp lại sẽ thuận tiện hơn. Văn bản hoặc đối tượng đồ họa trong đầu trang và chân trang không thay đổi, không di chuyển, không biến dạng. Không cần phải nhập cùng một văn bản trên mỗi trang mới. Khi đầu trang và chân trang được kích hoạt, phần chính của tài liệu sẽ không thể truy cập được để chỉnh sửa, do đó hình thức của nó không thay đổi. Có thể truy cập nhanh vào đầu trang và chân trang bằng cách nhấp đúp chuột trái vào đầu hoặc cuối tài liệu. Khi đầu trang và chân trang hoạt động, một tab "Thiết kế" bổ sung sẽ có sẵn trong các công cụ ngữ cảnh của trình chỉnh sửa, bạn có thể thay đổi giao diện của đầu trang và chân trang, chèn các đối tượng cần thiết. Để sử dụng các mẫu tạo sẵn cho đầu trang và chân trang, hãy vào tab "Chèn". Chọn đầu trang hoặc chân trang từ phần "Đầu trang và chân trang", từ các mẫu được cung cấp trong danh sách thả xuống, chọn tùy chọn bạn thích bằng nút chuột trái - trường này sẽ tự động chuyển sang chế độ chỉnh sửa đầu trang và chân trang. Để thoát khỏi nó, bấm đúp vào phần chính của tài liệu bằng nút chuột trái.
