Khả năng chỉnh sửa tài liệu đã trở thành một phần của kiến thức máy tính giống như khả năng làm việc trong Windows. Một tài liệu được chỉnh sửa tốt và được thiết kế đẹp mắt trông có vẻ khắc khổ và giống một doanh nghiệp.
Hướng dẫn
Bước 1
Điều đầu tiên cần làm để chỉnh sửa tài liệu của bạn là kiểm tra chính tả và dấu câu trong văn bản. Nếu bạn sử dụng trình soạn thảo MS Word, hãy sử dụng tính năng kiểm tra tự động được tích hợp sẵn cho việc này. Hoặc, nếu tính năng kiểm tra tự động bị tắt, hãy nhấn F7. Đồng thời kiểm tra dấu câu của văn bản. Tất nhiên, không thể đạt được khả năng đọc viết lý tưởng, nhưng hoàn toàn có thể tránh những sai lầm thô thiển nhất theo cách này. Ngoài ra, hãy đọc lại tài liệu và cố gắng loại bỏ các lỗi văn phong khác nhau thường thấy trong các văn bản chính thức.
Bước 2
Đặt khổ giấy và lề văn bản mong muốn từ các cạnh. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến menu Tệp và chọn Thiết lập Trang.
Bước 3
Chọn tất cả văn bản và đặt một phông chữ duy nhất cho tài liệu. Hoặc, nếu cấu trúc của văn bản gợi ý việc sử dụng các kiểu khác nhau, hãy áp dụng các phông chữ riêng biệt cho từng phần của tài liệu. Cũng áp dụng căn giữa và căn chỉnh trang cho các tiêu đề phụ và nội dung của câu chuyện.
Bước 4
Để chỉnh sửa tài liệu và làm cho nó trở nên thú vị và dễ đọc hơn, hãy đánh dấu các liệt kê, các giai đoạn và các bước chính được sử dụng trong văn bản bằng cách sử dụng danh sách được đánh số và đánh dấu đầu dòng. Bạn có thể áp dụng các cấp và cấp lại khác nhau cho chúng, cũng như kết hợp chúng, mở rộng, chẳng hạn như danh sách có dấu đầu dòng theo một số bước được đánh số.
Bước 5
Nếu cần, hãy điền số của tất cả các trang bằng menu "Chèn" - "Số trang". Ngoài ra, hãy đặt một đầu trang và chân trang end-to-end cho tất cả các trang thông qua lệnh "View" - "Headers and Footers".
Bước 6
Nếu tài liệu bạn đang chỉnh sửa đủ lớn, hãy chèn mục lục. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng menu "Chèn" - "Liên kết" - "Mục lục và Chỉ mục". Trên tab Mục lục, nhập cấp độ và chọn định dạng tiêu đề.
