Các bảng tính được tạo trong các phiên bản Microsoft Excel khác nhau có một số thuộc tính có thể gây khó khăn cho việc mở tệp. Điều đáng hiểu là tại sao các tệp không mở được trong Excel.
Những vấn đề tương thích
Thông thường, các vấn đề với việc mở tệp được tạo trong Excel là do chúng được tạo trong các phiên bản khác nhau của chương trình. Nếu tệp được trả lại trong Excel 2007, 2010 và 2013, thì tệp không thể mở bình thường trong các phiên bản cũ hơn của chương trình. Vấn đề có thể được giải quyết bằng cách cài đặt một bản vá đặc biệt được tạo riêng để giải quyết các vấn đề tương thích như vậy. Nó được gọi là Gói Tương thích Microsoft Office cho các Định dạng Tệp Word, Excel và PowerPoint 2007. Số 2007 có thể nghe trong tên, nhưng không có sự khác biệt giữa các tệp được tạo trong Excel 2010 và 2013, vì vậy bản vá này lý tưởng để giải quyết các vấn đề với việc mở tệp.
Có một chương trình miễn phí không thua kém về chức năng so với Microsoft Office và đặc biệt là Microsfot Excel. Nó được gọi là OpenOffice.
Nếu không thể cài đặt bản vá này cho Excel 2003, bạn có thể yêu cầu lưu lại tệp này từ định dạng mới ("xlsx") sang định dạng cũ hơn ("xls"). Để thực hiện việc này, trong Microsft Excel 2007, 2010 hoặc 201, bạn cần nhấp vào nút "Tệp", sau đó nhấp vào "Lưu dưới dạng", rồi chọn định dạng lưu được yêu cầu từ các định dạng được đề xuất.
Công thức và Chỉnh sửa
Microsoft Excel 2007, 2010 và 2013 có một số lợi thế đáng kể so với các phiên bản cũ hơn. Đầu tiên, đó là bảo vệ chống lại các công thức tuần hoàn. Đây là một lỗi logic, trong đó chu trình trong công thức sẽ tự lặp lại vô thời hạn. Trong phiên bản Excel cũ, công thức như vậy có thể dẫn đến mất dữ liệu và hệ thống bị đóng băng hoàn toàn. Các phiên bản mới hơn của sản phẩm từ Microsoft có thể chặn sự xuất hiện của các công thức như vậy, không thể mở các tệp như vậy trong các phiên bản Excel mới hơn. Nếu bạn cần mở tệp, bạn sẽ phải yêu cầu người tạo ra nó xóa tất cả các công thức vòng tròn khỏi tệp.
Tệp được tạo trong các phiên bản Excel mới hơn có thể mở chính xác không chỉ với một bản vá đặc biệt mà còn với sự hỗ trợ của tất cả các phông chữ mà tệp được tạo. Nếu không, bạn sẽ phải tìm ra tên của chúng và tải xuống từ trang web chính thức của Microsoft.
Cần phải nói rằng Microsoft Excel 2007, 2010 và 2013 có các công thức sẽ không được hỗ trợ trong các phiên bản cũ hơn. Một tệp như vậy có thể mở trong chúng, nhưng không phải tất cả các công thức đều hoạt động.
Các chương trình tạo tệp cho Excel
Hiện tại, nhiều chương trình cung cấp tùy chọn lưu tệp ở định dạng xls và xlsx. Một số làm điều đó tồi tệ hơn, một số làm điều đó tốt hơn. Ví dụ, chương trình nổi tiếng FineReader có thể quét tệp trực tiếp sang định dạng Excel với chất lượng khá tốt. Các tệp này sẽ được mở dễ dàng trong bất kỳ phiên bản Microsoft Excel nào. Nhưng có rất nhiều chương trình khác không có khả năng làm điều này với chất lượng tương tự. Đây có thể là các chương trình tương tự FineReader hoặc các chương trình chuyên chuyển đổi tệp từ định dạng này sang định dạng khác. Các tệp được tạo trong các chương trình như vậy không phải lúc nào cũng được mở với chất lượng tốt trong Microsoft Excel.
