Trong một số trường hợp, bạn cần sao chép dữ liệu từ tài liệu này sang tài liệu khác và chúng có thể được tạo bởi các chương trình khác nhau. Thông thường, bạn cần chuyển một số bảng từ tài liệu được tạo trong MS Excel sang tài liệu mới trong MS Word hoặc ngược lại.
Cần thiết
Phần mềm Microsoft Office
Hướng dẫn
Bước 1
Phương pháp dễ nhất nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả là sử dụng khay nhớ tạm thời của hệ thống. Chọn dữ liệu hoặc ô được yêu cầu và nhấn phím tắt Ctrl + C hoặc Ctrl + Insert. Thao tác tương tự có thể được thực hiện thông qua menu "Chỉnh sửa" và mục "Sao chép". Sau đó, chuyển đến tài liệu mà bạn muốn sao chép đoạn và nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc Shift + Insert, hoặc thông qua menu "Chỉnh sửa" và mục "Dán".
Bước 2
Bạn có thể biết rằng mọi chương trình trong bộ Microsoft Office đều có công cụ Clipboard. Nó cho phép bạn sao chép và lưu trữ tối đa 24 đoạn trong bộ nhớ trong quá trình hoạt động của chương trình. Sao chép một số đoạn và dán chúng bằng cách sử dụng "Office Clipboard". Bạn có thể gọi cửa sổ của công cụ này thông qua menu "Chỉnh sửa" bằng cách chọn mục cùng tên.
Bước 3
Nếu phương pháp này không giúp chuyển hoàn toàn tất cả dữ liệu từ tệp này sang tệp khác, bạn nên sử dụng một phương pháp thay thế dựa trên việc lưu một định dạng tệp vào một tệp. Hầu hết tất cả các loại tài liệu trong bộ chương trình Microsoft Office đều ghi và đọc thông tin từ các tệp xml theo cùng một cách. Nó được coi là một định dạng thuận tiện và khá thiết thực. Nói cách khác, xml chỉ là một kho lưu trữ chứa thông tin.
Bước 4
Nếu bạn đã sử dụng các phiên bản mới hơn của chương trình như MS Word 2007 (2010) hoặc MS Excel 2007 (2010), bạn có thể nhận thấy rằng các định dạng quen thuộc đã được thay thế bằng các định dạng mới, ví dụ: docx và xlsx. Các định dạng mới hoàn toàn bao gồm các tài liệu xml và ký tự “x” đã được thêm vào để tránh nhầm lẫn.
Bước 5
Lưu tài liệu ở định dạng xml bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + S. Trong cửa sổ lưu tệp, vào Loại tệp và chọn dòng Tài liệu XML. Trong một trình soạn thảo khác, hãy mở tệp này bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + O.
