Khá thường xuyên, người dùng Microsoft Excel hỏi tại sao một tệp có bảng nhỏ đôi khi chiếm khoảng 5-10 MB. Không phải ngẫu nhiên mà nhiều công thức theo thời gian khiến tập tin trở nên “nặng nề”, khó mà giảm được.
Cần thiết
Phần mềm Microsoft Excel
Hướng dẫn
Bước 1
Lý do đầu tiên và quan trọng nhất cho một bảng lớn là khả năng truy cập được chia sẻ của nó. Nó có nghĩa là gì? Ví dụ, các máy tính trong một văn phòng được thống nhất bởi một mạng, có một bảng được sử dụng bởi tất cả người dùng của mạng này. Bản thân chương trình chỉ định một số người dùng cho tệp và nó ghi lại thông tin về thời gian và người mà tài liệu đã được thay đổi. Không khó để tưởng tượng rằng khi số lượng người dùng vượt quá 2-3 người, dung lượng tệp tin sẽ trở nên khổng lồ.
Bước 2
Đối với các phiên bản MS Excel 2003 trở lên, bạn cần nhấp vào menu trên cùng "Dịch vụ" và chọn mục "Truy cập vào sách". Đối với các phiên bản của chương trình 2007 trở xuống, trong cửa sổ chương trình chính, hãy chuyển đến tab "Xem lại" và chọn "Truy cập vào sách". Trong cửa sổ mở ra, trong cả hai trường hợp, hãy chuyển đến tab "Chi tiết".
Bước 3
Chọn hộp bên cạnh "Không lưu trữ nhật ký thay đổi" và lưu bảng đang mở. Bây giờ bạn cần đặt số ngày mà nhật ký sẽ được lưu giữ. Đối diện với tham số này, bạn sẽ thấy số 30, nhưng ít hơn có thể được thực hiện.
Bước 4
Sau đó, bạn có thể xóa các hàng và cột mà bạn không sử dụng. Làm thế nào để tìm ra? Điều hướng đến bảng và nhấn Ctrl + End. Con trỏ trong tài liệu sẽ tự động di chuyển đến ô cuối cùng trong bảng của bạn. Xem liệu có các hàng và cột mà bạn không sử dụng ở trên và ở bên phải của ô này hay không. Nếu vậy, hãy chọn chúng và xóa chúng, do đó làm giảm tổng số ô.
Bước 5
Bạn cũng nên loại bỏ định dạng ô mà bạn hiếm khi sử dụng. Tốt hơn là thay thế các điểm đánh dấu màu trắng trong một ô trong suốt bằng tùy chọn "Không điền". Để tắt định dạng ô ngoại tuyến, hãy chọn chúng, sau đó nhấp vào menu trên cùng "Chỉnh sửa", chọn mục "Xóa", lệnh "Định dạng" (Excel 2003) hoặc mở tab "Trang chủ", chọn khối "Xóa" ", lệnh" Xóa định dạng ".
