Không có gì bí mật khi một tài liệu có thể là bản điện tử hoặc bản giấy. Tất nhiên, một tài liệu điện tử sẽ thuận tiện hơn nhiều, nhưng để chuyển đổi tài liệu này thành tài liệu khác, bạn cần có thiết bị đặc biệt.
Bản sao điện tử của tài liệu
Ngày nay, có nhiều cách để tạo bản sao của tài liệu giấy, dịch từ giấy sang điện tử, v.v. Nếu chỉ cần một máy photocopy để tạo bản sao của tài liệu giấy, thì để chuyển tài liệu giấy sang định dạng điện tử, bạn sẽ không chỉ cần thiết bị đặc biệt mà còn cần phần mềm.
Làm thế nào để tạo phiên bản điện tử của tài liệu?
Để tạo một bản sao điện tử của tài liệu, người dùng sẽ cần một máy quét hoặc MFP (thiết bị đa chức năng). Tất nhiên, nếu không có nhu cầu về MFP thì bạn không nên mua nó, việc lấy máy quét sẽ dễ dàng hơn. Thứ nhất, nó sẽ rẻ hơn nhiều, và thứ hai, nó sẽ thực hiện chính xác chức năng mà người dùng cần, đó là quét tài liệu và dịch sang dạng điện tử.
Để máy quét hoạt động, bạn cần một phần mềm đặc biệt - một trình điều khiển. Thông thường nó đi kèm với thiết bị, nhưng nếu nó không có ở đó, bạn luôn có thể tìm thấy nó trên Internet. Bạn có thể sử dụng chương trình phổ quát ABBY Finereader, chương trình này bạn có thể quét trực tiếp và OCR.
Toàn bộ quy trình dịch tài liệu giấy sang định dạng điện tử phụ thuộc vào hai quy trình này (quét và nhận dạng văn bản). Để tạo bản sao điện tử của tài liệu, bạn cần: đi tới menu "Bắt đầu" và trong danh sách tất cả các chương trình, tìm trình điều khiển từ máy quét hoặc MFP hoặc chương trình ABBY Finereader và chạy nó. Sau khi khởi động chương trình và máy quét, bạn có thể mở nắp và đặt tài liệu giấy lên đó với mặt văn bản hướng xuống. Tài liệu phải được đặt trên bề mặt máy quét càng nhiều càng tốt so với các cạnh của bề mặt làm việc của thiết bị. Tiếp theo, bạn cần nhấn nắp càng chặt càng tốt để ánh sáng không bị rơi xuống bề mặt làm việc. Nếu không, tài liệu điện tử sẽ bị phơi sáng quá mức, tức là phần văn bản bị ánh sáng chiếu vào sẽ không thể nhìn thấy được.
Tiếp theo, trong phần cài đặt, bạn nên chọn các thông số quét tối ưu, chẳng hạn như màu sắc, kích thước đầu ra, độ phân giải đầu ra, … Khi mọi thứ đã sẵn sàng, bạn có thể nhấp vào nút "Quét". Khi quy trình hoàn tất, bạn nên nhấp vào "Recognition", văn bản sẽ được chuyển đổi thành định dạng điện tử, ví dụ:.doc và tài liệu có thể được mở trong trình soạn thảo văn bản để thực hiện các thay đổi.
