Danh pháp trường hợp là một danh sách được đánh số các chức danh trường hợp được nộp trong một tổ chức. Theo tài liệu này, tất cả các công việc về tài liệu của doanh nghiệp đang được thực hiện. Nó phản ánh thời gian lưu trữ của tài liệu cụ thể và bộ phận nào chịu trách nhiệm về tài liệu nào.
Cần thiết
- - kiến thức về công việc văn phòng;
- - một danh sách điển hình của các tài liệu có thời hạn lưu trữ.
Hướng dẫn
Bước 1
Đưa ra quyết định về sự phát triển của danh pháp, điều này phải được thực hiện bằng cách sử dụng lệnh cho tổ chức. Trong đó, chỉ ra ai nên lập danh pháp, dưới sự lãnh đạo của ai và trong khung thời gian nào. Tiếp theo, làm rõ phạm vi của mục. Để tạo một danh pháp riêng lẻ, bạn có thể sử dụng một danh pháp gần đúng, nó có thể được biên dịch cho các nhóm tổ chức là một phần của cùng một hệ thống. Hãy xem xét cấu trúc của tổ chức của bạn khi soạn thảo tài liệu này.
Bước 2
Chọn sơ đồ phân loại trên cơ sở đó danh pháp sẽ được xây dựng. Nó phụ thuộc vào cấu trúc của doanh nghiệp. Nếu nó đủ ổn định, sau đó chọn một sơ đồ khối của danh pháp. Nếu nó thay đổi thường xuyên, thì hãy chọn một sơ đồ sản xuất theo chức năng. Trong trường hợp đầu tiên, các phần của danh pháp sẽ tương ứng với tên của các bộ phận cơ cấu của công ty. Trình tự vị trí của chúng phải tương tự như bảng nhân sự. Trong trường hợp thứ hai, sử dụng các chức năng hoặc phương hướng hoạt động của tổ chức như các phần khi lập danh pháp các công việc của công ty.
Bước 3
Xây dựng các tiêu đề của các trường hợp. Tiêu đề cần rõ ràng, ngắn gọn, nêu được cấu trúc và nội dung chính của hồ sơ vụ án. Cũng bao gồm trong đó làm rõ nội dung của vụ án, thông tin về tính xác thực và các bản sao của tài liệu. Không sử dụng các từ giới thiệu, các cụm từ phức tạp và từ ngữ không cụ thể trong các tiêu đề.
Bước 4
Khi biên soạn một danh sách các đề mục, hãy sử dụng các dấu hiệu sau: danh nghĩa (loại tài liệu), tác giả, thư từ, niên đại (thời điểm tạo), chủ đề câu hỏi, địa lý.
Bước 5
Xác định khoảng thời gian lưu giữ cho các trường hợp, đối với trường hợp này, hãy sử dụng danh sách tiêu chuẩn của các tài liệu quản lý. Hoàn thành thiết kế của danh pháp, văn bản chính nó phải giống như một bảng, đóng dấu phê duyệt trên trang tiêu đề.
