MS Access rất dễ sử dụng vì nó có giao diện người dùng đơn giản. Nó cũng có thể không chỉ để lưu trữ thông tin quan trọng mà còn có thể xử lý dữ liệu, bao gồm cả việc tạo biểu mẫu, báo cáo và các sơ đồ khác nhau.
Cần thiết
- - máy vi tính;
- - Chương trình MS Access.
Hướng dẫn
Bước 1
Khởi động chương trình Access và thông qua menu trong tab "Tệp", nhấp vào "Mới". Sau đó chọn "Cơ sở dữ liệu" và nhấp vào OK. Một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó bạn sẽ cần chỉ định tên của cơ sở dữ liệu hoặc đồng ý với db1 được đề xuất và bạn cũng sẽ cần chọn vị trí lưu trữ cơ sở dữ liệu.
Bước 2
Sau khi tạo cơ sở, một cửa sổ với các chức năng cho các công việc tiếp theo sẽ xuất hiện. Ở bên trái là một cột với danh sách các phần. Mục "Bàn" phải được chọn theo mặc định. Bên phải cột là danh sách các tùy chọn để tạo bảng cơ sở dữ liệu: "Tạo bảng ở chế độ thiết kế", "Tạo bảng bằng trình hướng dẫn", "Tạo bảng bằng cách nhập dữ liệu".
Bước 3
Nhấp vào "Tạo Bảng trong Chế độ Thiết kế" để tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện trên màn hình với một lưới ở trên cùng để nhập các thông số bảng: trường, loại trường và mô tả. Các thuộc tính của mỗi trường mới xuất hiện ở cuối cửa sổ.
Bước 4
Tạo một bảng với bốn trường:
1. Mã. Loại trường là số.
2. Họ. Loại trường là văn bản.
3. Tên. Loại trường - văn bản
4. Điện thoại. Loại trường là văn bản.
Đánh dấu trường đầu tiên và nhấp chuột phải và chọn Key Field. Đóng và lưu bảng đã tạo dưới tên thuận tiện cho bạn, ví dụ: "Đại lý". Mở bảng đã tạo và nhập thông tin chi tiết của hai tác nhân.
Bước 5
Tạo một bảng khác với ba trường:
1. Chức vụ. Loại trường là văn bản.
2. Tiền lương. Loại trường là tiền tệ.
Đóng và lưu bảng đã tạo với tên chẳng hạn như "Nhân viên". Mở bảng đã tạo và nhập dữ liệu cho hai nhân viên.
Bước 6
Nhấp vào tab "Truy vấn" và sau đó nhấp vào "Tạo Truy vấn trong Chế độ Thiết kế". Một cửa sổ sẽ mở ra với danh sách các bảng được tạo trong chương trình. Chọn cả hai bảng đã được tạo. Ở cuối biểu mẫu yêu cầu, trong cột đầu tiên, hãy chọn trường "Nhân viên. Họ" và trong cột thứ hai - "Tổ chức. Chức vụ". Đóng và lưu Mẫu yêu cầu chức danh nhân viên. Nếu bạn mở truy vấn này, bạn sẽ chỉ thấy hai cột "Họ" và "Tiêu đề". Ở đây chỉ hiển thị thông tin quan tâm, vị trí của một nhân viên cụ thể.
Bước 7
Để thuận tiện cho việc điền vào cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào tab "Biểu mẫu", sau đó "Tạo biểu mẫu bằng trình hướng dẫn". Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn bảng "Đại lý", sau đó từ cửa sổ "Các trường có sẵn", sử dụng nút mũi tên, di chuyển các trường "Họ", "Tên", "Điện thoại" sang "Các trường đã chọn" cửa sổ. Bấm vào nút Tiếp theo và chọn một định dạng biểu mẫu thuận tiện, ví dụ: Ruy-băng. Nhấp vào Tiếp theo và chọn kiểu bạn muốn, ví dụ như Tiêu chuẩn. Nhấp vào nút Tiếp theo và đặt tên cho đại lý của biểu mẫu. Nhấp vào nút Kết thúc. Một biểu mẫu sẽ xuất hiện với hai trường, trường này đã chứa thông tin về hai tác nhân. Dưới đây là một trường trống để bạn có thể nhập thông tin về tác nhân thứ ba, v.v.
Bước 8
Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, chọn "Báo cáo" và nhấp vào tab "Tạo báo cáo bằng trình hướng dẫn". Trong cửa sổ mở ra, chọn yêu cầu "Vị trí nhân viên". Từ cửa sổ bên trái, kéo "Họ" và "Chức vụ" sang các trường bên phải, nhấp vào nút "Tiếp theo", sau đó nhấp vào nút "Kết thúc". Một biểu mẫu báo cáo với thông tin từ yêu cầu đã chọn sẽ xuất hiện trên màn hình. Chức năng báo cáo giúp bạn có thể chọn thông tin mong muốn từ cơ sở dữ liệu để nhận thức thuận tiện hơn. Ngoài ra, báo cáo có thể được in.
Bước 9
Macro cho phép bạn tự động hóa các hành động trên các đối tượng cơ sở dữ liệu. Nhấp vào tab "Macro" và sau đó nhấp vào nút "Tạo". Cửa sổ thiết kế sẽ mở ra. Từ danh sách thả xuống, hãy chọn macro OpenRequest, sau đó chọn tên của yêu cầu, Chức danh nhân viên. Đóng cửa sổ và lưu macro đã tạo. Nhấp đúp vào macro đã tạo và yêu cầu "Vị trí nhân viên" sẽ mở ra.
