Tài liệu văn bản được tạo trong trình chỉnh sửa Word từ bất kỳ định dạng nào có thể được chuyển đổi sang PDF bằng các chương trình đặc biệt khác nhau hoặc công cụ chuyển đổi trực tuyến. Việc lựa chọn phương pháp chuyển đổi phụ thuộc vào việc sử dụng thêm tài liệu.
Định dạng PDF và ý nghĩa của nó
PDF (Định dạng Tài liệu Di động) được thiết kế để tạo và phân phối tài liệu điện tử. Nó được phát triển bởi Adobe Systems. Ưu điểm của định dạng PDF là có thể đọc được bởi tất cả các hệ điều hành chính mà không làm thay đổi nội dung của tài liệu và hỗ trợ nhiều hình ảnh vector và bitmap, hình dạng, phông chữ, chèn đa phương tiện và các thông tin khác cần thiết để hiển thị.
Ngày nay PDF là một trong những định dạng phổ biến nhất để tạo dưới dạng điện tử và tái tạo các sản phẩm in trên Internet sau đó: tạp chí, sách, tài liệu quảng cáo, hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật, v.v. Bản sao quét của tài liệu cũng có thể được lưu ở định dạng này.
Một thuộc tính quan trọng của định dạng PDF đối với tác giả của tài liệu là khả năng bảo vệ chống sao chép và chỉnh sửa trái phép thông tin, cũng như đảm bảo bản quyền bằng cách sử dụng cơ chế chữ ký điện tử. Đổi lại, người dùng có được tất cả các khả năng tương tác tương tác với nội dung của tệp PDF: đọc, điền vào biểu mẫu và ký tài liệu, thêm nhận xét, tạo dấu trang, tìm kiếm bằng văn bản, v.v. NS.
Phần mềm PDF
Cần có phần mềm đặc biệt để làm việc với các tài liệu PDF. Việc xem, in và chú thích có thể được thực hiện bằng Adobe Reader, Foxit Reader, STDU Viewer và các phần mềm khác.
Để tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu PDF (bao gồm chuyển đổi tệp văn bản đã hoàn thành từ Word sang định dạng PDF), bạn cần sử dụng chương trình thích hợp. Nó có thể là Acrobat của Adobe Systems hoặc các chương trình của bên thứ ba như Foxit Phantom, PDF Factory,… Các chương trình này sau khi cài đặt sẽ tạo thanh công cụ riêng trong các ứng dụng MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Info Path, One lưu ý, Nhà xuất bản, Visio).
Do đó, để chuyển đổi tệp Word thành tệp PDF được bảo vệ trong Adobe Acrobat, bạn phải: mở tệp Word và chọn mục trình đơn "Tạo PDF" trong ruy-băng Acrobat; trong hộp thoại xuất hiện, chọn "Bảo vệ PDF" và trong cửa sổ tiếp theo, đặt mật khẩu và gán quyền để người dùng không thể sao chép hoặc chỉnh sửa tệp. Sau đó nhấp vào nút OK, gán tên cho tệp và lưu nó vào vị trí mong muốn trên máy tính của bạn. Nhược điểm của các chương trình như vậy là trọng lượng nặng và giấy phép phải trả phí.
Bạn cũng có thể tải xuống phần mềm chuyển đổi PDF miễn phí như PDF Creator hoặc Primo PDF. Chúng là máy in ảo. Để truy cập các chương trình như vậy, bạn cần gọi chức năng in từ bất kỳ ứng dụng nào. Những nhược điểm của phần mềm này bao gồm không có khả năng nhúng các tệp phương tiện, cũng như không nhận dạng được các siêu liên kết và các biểu mẫu tương tác.
