Thông thường, khi chuyển văn bản từ một trang web sang tài liệu MS Word và áp dụng căn chỉnh theo chiều rộng, chúng tôi thấy rằng văn bản bị biến dạng - các từ đã lan ra theo dòng, những khoảng trống lớn đã hình thành giữa chúng. Điều này thường không thuận tiện, đặc biệt nếu bạn cần sao chép trích dẫn để hoàn thành bất kỳ công việc nào (luận án, bài báo học kỳ) hoặc bài báo. Có thể làm gì để sửa định dạng?
Hướng dẫn
Bước 1
Đầu tiên, bạn cần xác định điều gì đã gây ra sự biến dạng của văn bản. Để thực hiện việc này, trên bảng điều khiển của tài liệu MS Word, hãy nhấp vào biểu tượng ¶ Hiển thị Tất cả Ký tự. Tài liệu của bạn sẽ hiển thị tất cả các ký tự thường không hiển thị (dấu cách, enter, v.v.).
Bước 2
Lý do đơn giản nhất cho sự xuất hiện của các khoảng trắng lớn là việc "nhân đôi" các khoảng trắng, tức là đặt giữa các từ không phải một, mà là hai hoặc nhiều khoảng trắng. Nó là khá dễ dàng để đối phó với vấn đề này. Chọn Thay thế từ Bảng Điều khiển Tài liệu. Khi một cửa sổ mới mở ra, "Tìm và Thay thế", hãy nhập hai khoảng trắng ở dòng trên cùng và một ở dưới cùng, sau đó nhấp vào nút "Thay thế Tất cả". Word sẽ tự động thay đổi tất cả các khoảng trắng thành khoảng trắng đơn. Làm điều này vài lần cho đến khi hộp thoại xuất hiện cho biết “Word đã hoàn thành việc tìm kiếm tài liệu của bạn. Số lần thay người đã thực hiện: 0”. Bấm OK, đóng cửa sổ Tìm và Thay thế và tiếp tục làm việc trong Word.
Bước 3
Lý do thứ hai là việc sử dụng các khoảng trắng không ngắt trong định dạng web. Khi hiển thị các ký tự ẩn, khoảng trắng không ngắt cũng hiển thị - nó trông giống như một dấu độ (một vòng tròn nhỏ phía trên chữ). Việc loại bỏ chúng cũng khá đơn giản, sử dụng tính năng tự động sửa lỗi giống như trường hợp dấu cách đôi. Trước khi mở cửa sổ Tìm và Thay thế, hãy chọn khoảng trắng không ngắt và sao chép nó bằng nút chuột phải hoặc Ctrl + C. Sau đó, dán nó vào dòng trên cùng của cửa sổ "Tìm và Thay thế" (cũng bằng cách sử dụng nút chuột phải hoặc phím Ctrl + V) và ở dưới cùng nhập một ký tự khoảng trắng. Và nhấp vào "Thay thế Tất cả". Ở đây chỉ cần làm một lần là đủ.
Bước 4
Cuối cùng, lý do thứ ba để kéo dài khoảng cách giữa các từ là việc sử dụng đầu vào không ngắt trong định dạng web (dấu hiệu khi hiển thị trông giống như một mũi tên bị bẻ cong sang trái). Trong trường hợp này, rất tiếc, không thể áp dụng thay thế tự động hoặc bất kỳ kỹ thuật Word tự động nào khác. Cách nhanh nhất để căn chỉnh định dạng trong trường hợp như vậy là đặt một tab (nghĩa là nhấn phím Tab) ở cuối mỗi dòng hoặc thay thế thủ công đầu vào không ngắt bằng một đầu vào thông thường (phím Enter).
