Cách dễ tiếp cận nhất để sắp xếp dữ liệu trong bảng là trình chỉnh sửa bảng tính Excel từ bộ ứng dụng Microsoft Office. Các công cụ của nó để sắp xếp các giá trị trong các hàng và cột khá dễ sử dụng và cho phép bạn xây dựng các quy tắc sắp xếp khá phức tạp.
Cần thiết
Trình chỉnh sửa bảng tính Microsoft Excel 2007
Hướng dẫn
Bước 1
Bấm chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu bảng theo các giá trị của cột cụ thể này. Trong menu ngữ cảnh xuất hiện, hãy mở phần "Sắp xếp" và chọn hướng sắp xếp dữ liệu mong muốn. Nếu cột này chứa các giá trị văn bản, thì việc sắp xếp "nhỏ nhất đến lớn nhất" có nghĩa là sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Nếu ngày tháng được đặt trong các ô của cột này, điều này có nghĩa là sắp xếp từ những ngày sớm nhất đến những ngày muộn hơn.
Bước 2
Theo cách tương tự, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo các dấu hiệu khác nhau của thiết kế ô chứ không phải theo giá trị mà chúng chứa. Để làm điều này, có ba mục menu ngữ cảnh cho phép bạn sắp xếp dữ liệu phù hợp với màu nền của ô, độ dày và màu của phông chữ. Bạn cũng có thể sắp xếp theo các biểu tượng có thể được đặt trong các ô của cột.
Bước 3
Nếu bạn cần sắp xếp một bảng theo dữ liệu từ một số cột, bạn có thể thực hiện tuần tự quy trình này cho từng cột. Tuy nhiên, Excel có một tùy chọn cho phép bạn chỉ định thứ tự và trình tự sắp xếp của các cột được yêu cầu trong một hộp thoại chung. Để mở hộp thoại này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong bảng, mở rộng phần Sắp xếp và chọn Sắp xếp tùy chỉnh.
Bước 4
Chọn cột đầu tiên để sắp xếp trong danh sách thả xuống Sắp xếp theo. Trong trường bên phải, chỉ định chính xác quy tắc sắp xếp này sẽ được áp dụng cho những gì - cho các giá trị hoặc định dạng của ô (màu, phông chữ, biểu tượng). Trong danh sách thả xuống cuối cùng, hãy chọn hướng sắp xếp. Điều này hoàn thành việc thiết lập các quy tắc cho một cột.
Bước 5
Nhấp vào nút Thêm Cấp để tiến hành tùy chỉnh các tùy chọn sắp xếp cho cột tiếp theo. Một dòng nữa sẽ được thêm vào dòng đã hoàn thành và bạn sẽ cần lặp lại những gì đã làm ở bước trước cho cột thứ hai. Nếu có nhiều hơn hai quy tắc sắp xếp, hãy tiếp tục thêm và điền vào các dòng nhiều lần nếu cần.
Bước 6
Đối với mỗi bảng, bạn có thể chỉ định tối đa 64 quy tắc trong một tập hợp sắp xếp phức tạp. Điều này thường là quá đủ đối với dữ liệu phải được xử lý trong bảng tính Excel. Nếu nhu cầu phát sinh đối với các quy tắc phức tạp hơn để sắp xếp các giá trị trong bảng, thì tốt hơn là sử dụng các ứng dụng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ hơn. Trong gói Microsoft Office, Access DBMS được thiết kế cho việc này.
