MS Excel là một công cụ rất tiện lợi để thực hiện các phép tính và trình bày dữ liệu dạng bảng. Tuy nhiên, khi chuẩn bị tài liệu báo cáo, thường phải cung cấp thông tin dạng bảng ở định dạng Word. Đồng thời, đôi khi cần phải dịch không chỉ nội dung trực tiếp của thông tin mà còn cả định dạng tài liệu.
Nó là cần thiết
MS Word, MS Excel, máy tính
Hướng dẫn
Bước 1
Để dịch thông tin từ tệp được lưu ở định dạng Excel sang Word, hãy mở tệp bảng tính, chọn các ô cần thiết trong đó, nhấp chuột phải và chọn "Sao chép". Sau đó, khởi động chương trình MS Word, tạo một tài liệu trống (theo quy luật, nó được tạo tự động) và dán đoạn được sao chép từ Excel vào đó. Trong trường hợp này, số cột cần thiết để đại diện cho bảng sẽ xuất hiện trong tài liệu đã tạo và mỗi hàng từ bảng Excel sẽ được biểu diễn thành một dòng riêng biệt trong tài liệu.
Phương pháp này là đơn giản nhất, tuy nhiên, khi sử dụng nó, định dạng của tài liệu gốc sẽ bị mất. Ngoài ra, việc chỉnh sửa thêm một bảng giả như vậy được tạo trong Word sẽ rất khó khăn.
Bước 2
Để làm cho bảng được chuẩn bị trong Excel trông gần giống trong Word, hãy dán thông tin đã sao chép vào bảng đã chuẩn bị trước. Để làm điều này, hãy đếm xem bảng gốc có bao nhiêu cột và hàng. Sau đó, trong Word, chọn mục menu "Bảng" và "Chèn". Nhập số cột và hàng trong cửa sổ xuất hiện và nhấp vào xác nhận. Tất cả các cài đặt (thẩm mỹ) khác có thể được thực hiện sau.
Bây giờ, như trong trường hợp đầu tiên, hãy sao chép phần mong muốn của bảng. Sau đó, dùng chuột, chọn toàn bộ bảng đã tạo trong Word, nhấp chuột phải và chọn "Dán". Tất cả dữ liệu từ bảng gốc sẽ được phân bổ gọn gàng giữa các ô trống của bảng Word. Sử dụng các công cụ định dạng Word, sửa các phần được đặt không chính xác của bảng.
Phương pháp này là tối ưu cho việc chuẩn bị tài liệu báo cáo, tuy nhiên, nó không cho phép bạn lưu các công thức, điều này sẽ làm phức tạp việc tính toán lại dữ liệu sau này.
Bước 3
Để sao chép một bảng từ Excel cùng với các công thức và thiết kế, không phải sử dụng một cách đơn giản mà là một cách dán "đặc biệt". Để thực hiện việc này, hãy sao chép phân đoạn cần thiết của bảng, sau đó chọn "Chỉnh sửa" - "Dán Đặc biệt" từ menu Word. Sau đó, chọn dòng "Microsoft Excel sheet (đối tượng)" trong cửa sổ hiện ra.
Chú ý đến vị trí của điểm trong các dòng "Chèn" và "Kết nối". Để chuẩn bị tài liệu chuẩn, hãy để con trỏ này ở dòng "Chèn".
Nếu bạn cần thông tin trong tài liệu Word tự động thay đổi tùy thuộc vào dữ liệu trong bảng Excel, thì hãy chọn mục "Liên kết". Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng tệp Word có quyền truy cập liên tục vào tệp ở định dạng Excel.
