Thông thường, sau khi hoàn thành công việc với các tài liệu Excel, bạn cần phải sửa kết quả để loại trừ khả năng chỉnh sửa. Một trong những tùy chọn để làm thế nào để đạt được kết quả mong muốn là chuyển đổi định dạng Excel sang PDF.
Bản dịch trong trình biên tập
Một trong những cách dễ nhất để chuyển đổi excel sang pdf là lưu tài liệu ở định dạng này. Để thực hiện việc này, hãy chọn menu "Tệp", tại đây nhấp vào mục "Lưu dưới dạng".
Trong cửa sổ mở ra, bạn sẽ được yêu cầu chọn đường dẫn và tên mà tệp sẽ được lưu, cũng như phần mở rộng mà bạn cần tìm định dạng PDF. Sau khi chọn các thông số tối ưu hóa và phạm vi dữ liệu sẽ được lưu, tất cả những gì còn lại là nhấp vào nút "Lưu". Kết quả là, một tệp sẽ được tạo tại địa chỉ đã chọn, trong đó chứa tất cả các thông tin được đánh dấu.
Sử dụng phần bổ trợ
Tuy nhiên, trong một số phiên bản Excel trước, PDF bị thiếu trong danh sách các định dạng được chấp nhận. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng phương pháp khác bằng cách cài đặt tiện ích bổ sung đặc biệt cho chương trình. Nó sẽ cho phép bạn chuyển đổi Excel sang PDF ngay cả khi không có chương trình nào hỗ trợ định dạng này. Plugin này được gọi là Lưu dưới dạng PDF và XPS. Nó có thể được tải xuống miễn phí từ trang web chính thức của Microsoft.
Sau khi cài đặt plugin, có ba bước đơn giản để làm theo để lưu tài liệu của bạn dưới dạng PDF. Trong menu "Tệp", tìm mục "Lưu và Gửi" cho phiên bản 2007 và 2010 của chương trình và "Lưu dưới dạng" cho phần còn lại. Trong trường hợp đầu tiên, trong menu, vẫn chọn mục "Tạo tài liệu PDF / XPS", mục này sẽ mở ra một cửa sổ với các cài đặt tương tự như cài đặt để lưu tài liệu trong trình chỉnh sửa. Trong trường hợp thứ hai, trong menu mở rộng, bạn cần tìm PDF hoặc XPS, sẽ hiển thị cùng một cửa sổ. Cũng giống như trong trình chỉnh sửa, phần bổ trợ nhắc người dùng lưu toàn bộ tài liệu hoặc chỉ để lại phạm vi ô đã chọn trong bảng.
Những dịch vụ đặc biệt
Nếu không có cơ hội sử dụng các phương pháp được đề xuất ở trên, thì một công cụ chuyển đổi đặc biệt sẽ giúp bạn chuyển đổi Excel sang PDF. Hiện tại, có cả các dịch vụ và chương trình trực tuyến đặc biệt không yêu cầu kết nối Internet. Cả hai đều sử dụng cùng một thuật toán hành động, tạo ra kết quả tương tự. Trong trường hợp sử dụng các ứng dụng web, bạn chỉ cần tải xuống tài liệu mong muốn, sau đó, sau một thời gian, bạn sẽ tải xuống kết quả. Trong một chương trình ngoại tuyến, bạn chỉ cần chọn tệp thích hợp, chỉ định các tham số và đường dẫn để lưu tài liệu. Một trong những lợi thế mà trình chuyển đổi (PDF sang Excel) có là nó cũng có thể dịch mà không cần sử dụng các chương trình đặc biệt.
Chuyển đổi ngược lại
Bạn có thể cần phải hoàn nguyên về định dạng ban đầu nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với tệp. Vì vậy, nếu bạn chuyển đổi Excel sang PDF, thì tất cả dữ liệu sẽ vẫn còn, nhưng các công thức sẽ không có sẵn cho người dùng. Vì vậy, để giữ bí mật quá trình thu được kết quả, chỉ cần thực hiện chuyển đổi tài liệu hai lần là đủ. Và nếu bản thân trình chỉnh sửa có thể giúp dịch sang Định dạng Tài liệu Di động, thì chỉ có trình chuyển đổi PDF sang Excel mới được đảm bảo trả lại dữ liệu.
